Nieobecność właściciela warsztatu zwykle planuje się pod kątem zleceń i klientów. Rzadziej ustala się, kto odpowie na pytanie z biura rachunkowego. Tymczasem zastępca może mieć dostęp do dokumentów, ale nie znać przyczyny zmiany ustaleń z klientem. Przed wyjazdem warto przekazać nie tylko folder, lecz także odpowiedzialność za wyjaśnienia.
Rozdziel dostęp od wiedzy
Zastępca powinien wiedzieć, gdzie znajdują się materiały i kto zna przebieg konkretnej sprawy. kontakty do działu księgowego wskazują osoby zajmujące się księgowością. To punkt wyjścia do uzgodnienia, kto po stronie warsztatu może prowadzić komunikację podczas nieobecności właściciela. Samo przesłanie numeru telefonu nie określa takiej roli.
Przygotuj listę spraw otwartych: niewyjaśnione pytanie, oczekiwany dokument albo uzgodnienie z dostawcą. Nie kopiuj całej historii warsztatu. Wybierz zdarzenia, które mogą wymagać odpowiedzi w okresie zastępstwa, i dopisz źródło informacji.
Przekazanie na konkretnym przykładzie
Wyobraź sobie naprawę, której zakres zmienił się po diagnozie. Dokumenty są w systemie, lecz powód zmiany pamięta doradca serwisowy. Zastępca powinien wiedzieć, kogo zapytać, zamiast samodzielnie odtwarzać ustalenia. Zapis zawierający osobę odpowiedzialną i krótki opis bywa użyteczniejszy niż kilkanaście przekazanych wiadomości.
- Wskaż sprawę i jej aktualny etap.
- Oznacz osobę znającą przebieg zdarzenia.
- Ustal sposób przekazywania nowych pytań.
- Nie zakładaj uprawnień zastępcy bez ich uzgodnienia.
Biuro również powinno znać zmianę kontaktu
zakres administracyjnej obsługi firmy obejmuje różne czynności związane z dokumentacją, ale nie przesądza o zasadach zastępstwa po stronie klienta. Poinformuj osobę obsługującą warsztat, kto przejmuje kontakt i w jakich sprawach. Zakres działań ustal przed wyjazdem, a nie przy pierwszej pilnej wiadomości.
Winien & Ma prowadzi również obsługę firm na odległość. Po powrocie właściciel powinien przejrzeć krótkie podsumowanie zamkniętych i otwartych spraw. Zastępstwo kończy się wtedy czytelnym przekazaniem odpowiedzialności, nie poszukiwaniem brakujących odpowiedzi w telefonach kilku osób.
Ilustracja poglądowa wygenerowana komputerowo; nie przedstawia rzeczywistego zespołu ani siedziby biura.